Wij ondersteunen en versterken ouders van kinderen met problemen bij leren en/of gedrag in opvoeding, onderwijs en zorg

Wij ondersteunen en versterken ouders van kinderen met problemen bij leren en/of gedrag in opvoeding, onderwijs en zorg

Do’s en don’ts informatie-uitwisseling ouders-school

Als je kind op school extra ondersteuning nodig heeft op school, wissel je meer informatie uit met school dan wanneer dat niet zo is. Het gaat vaak om gevoelige gegevens. Daarom is het belangrijk om extra goed op te letten dat de informatie klopt, niet uitgebreider is dan nodig en met een zo klein mogelijke groep mensen gedeeld wordt. En gecorrigeerd of verwijderd wordt als het niet meer klopt of niet meer nodig is. Deze pagina geeft tips hoe je daar als ouders daar zelf invloed op hebt. Hoe bereid je dit voor, een gesprek op school?

Eerst geven we een waarschuwing, dan leggen we uit hoe het wettelijk zit, dan geven we een tip hoe je je als ouder kunt opstellen. Gevolgd door praktische do’s en don’ts op het gebied van privacy van schooldossiers, OPP’s (ontwikkelingsprofielplan), zorgen voor kloppende gespreksverslagen en meer.

Dringende waarschuwing voor ouders

Vaak ga je er als ouders van uit dat onderwijsprofessionals te goeder trouw zijn en je gegevens zorgvuldig behandelen. Maar ook zij kunnen fouten maken, te makkelijk denken over privacy, of bij een eventueel toekomstig conflict de informatie tegen je gebruiken. Wij kennen helaas voorbeelden waar onderwijsprofessionals informatie die ze op de een of andere manier hebben verzameld, gebruikten om voor de leerling toegang tot het gewenste onderwijs te blokkeren. Die informatie was dan vaak achterhaald, niet relevant, of onjuist (meningen gebaseerd op een onvolledig/onjuist beeld). Wees dit vóór en wees dus alert op waar je toestemming voor geeft en welke documenten je deelt. Ook als je tot nu toe een goede relatie hebt met school, het samenwerkingsverband, en andere betrokkenen

Wettelijke bescherming / AVG

In de AVG wordt bepaald dat persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze dienen te worden verwerkt. Als de school met externe partijen samenwerkt en gegevens over leerlingen uitwisselt gelden deze regels ook. 

De informatie die je als ouders deelt met het onderwijs zodat zij extra ondersteuning kunnen realiseren, gaat vaak over de fysieke en mentale gezondheid en/of het gedrag van je kind. Zoals bijvoorbeeld een onderwijskundig rapport, een OPP (Ontwikkelingsperspectiefplan/groeidocument), een therapieverslag, of een gespreksverslag over de benodigde ondersteuning en de evaluatie daarvan. Dit soort gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. En die worden extra beschermd door de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Voor meer informatie over de regels, zie de gerelateerde informatie onderaan deze pagina.

Het onderwijs hoeft geen toestemming te vragen voor het verwerken van de gegevens die nodig zijn voor het uitoefenen van hun wettelijke taak. Zoals bijvoorbeeld de verzuimadministratie, informatie over de benodigde ondersteuning en gegevens over de ontwikkeling van de leerling. Maar ook dan gelden de AVG-regels voor het delen van gegevens, de bewaartermijn en het recht op inzage en corrigeren van gegevens. En heel belangrijk: ze hoeven niet meer informatie te ontvangen of bewaren dan zij daadwerkelijk nodig hebben voor het uitvoeren die wettelijke taak. Dan kan er ook zo min mogelijk misgaan met extra, niet-noodzakelijke informatie (voorbeeld: het is niet nodig (en dus af te raden) een volledig psychologisch rapport in het leerlingdossier te hebben, zie tip bij de Do’s).

In een paar bijzondere situaties mag de school gegevens delen met derden zonder toestemming van de ouders, bijvoorbeeld:

  • Met de nieuwe school bij het verlaten van een basisschool, dan moet een onderwijskundig rapport naar de nieuwe school gestuurd worden. De ouders moeten het “OKR” wel van te voren in kunnen zien en een reactie kunnen geven.
  • Met hulpverleners, bijvoorbeeld bij noodsituaties of vermoedens van kindermishandeling. School mag zonder toestemming iets over een kind melden bij Veilig Thuis, Verwijsindex risicojongeren, Raad voor de kinderbescherming en een gezinsvoogd van een kind dat onder toezicht gesteld is. De ouders moeten wel geïnformeerd worden dat dit gebeurt. Zie de meldcode Huiselijk geweld en kindermishandeling.
  • Met het samenwerkingsverband passend onderwijs als het gaat om informatie voor het toekennen van een arrangement, het verdelen van ondersteuningsmiddelen, het bepalen van de toelaatbaarheid voor speciaal onderwijs, het adviseren over de ondersteuningsbehoefte.
  • Met de onderwijsinspectie bij een controle.

Dit mag wel pas nadat de leerling op de school is ingeschreven. Tijdens de beoordeling van de aanmelding mag de school niet zomaar gegevens delen. Voor details daarover, zie dit twitter-draadje van onderwijsjurist Katinka Slump.

Voor informatie over de ondersteuningsbehoefte van je kind, is het onderwijs vaak afhankelijk van de ouders. Je kunt als ouder dus zelf bepalen hoeveel je deelt. Maar let op: het helemaal niet delen van informatie over de ondersteuningsbehoefte betekent dat de school mag weigeren om je kind extra ondersteuning te geven of zelfs om je kind toe te laten tot de school, zie de uitspraak van de Geschillencommissie Passend Onderwijs De vmbo-school mocht de leerling weigeren, omdat de ouders onvoldoende gegevens over zijn ondersteuningsbehoefte hadden verstrekt.

Mondige ouder

Je wil de relatie met school en andere onderwijsorganisaties natuurlijk goed houden. En tegelijkertijd je kind beschermen. Dat kan een uitdaging zijn, als de school daar andere ideeën over heeft dan jij. Het kan zijn dat je als lastige ouder gezien wordt, maar bedenk ook dat het jouw wettelijke taak is om op te komen voor het geestelijk en lichamelijk welzijn en de veiligheid van je kind. Onze tip: blijf vooral rustig en vriendelijk, toon begrip voor de situatie van de school en leg uit waarom je bepaalde beslissingen neemt. Maar laat je ‘voor de lieve vrede’ ook weer niet verleiden om gegevens te delen die niet nodig zijn. Vraag altijd waar de gegevens precies voor nodig zijn, waar ze worden bewaard, hoe lang, en wie er toegang heeft tot de gegevens.

Wat daarbij misschien kan helpen is voorbeeldteksten en links naar voorbeeldbrieven gebruiken die we bij sommige do’s en don’ts hebben toegevoegd. Sommige brieven zijn een beetje “dreigend” geformuleerd, ons advies is om ze aan te passen naar een toon die jij vindt passen bij de situatie. Waarbij je de essentiële feiten in de brief hetzelfde laat.

Do's

  • Doebepaling en doelbinding

    In het kader van gegevensuitwisseling met externe partijen kunnen onderstaande vragen gesteld worden om na te gaan of de gegevensuitwisseling voldoet aan de eisen van doelbinding

    • Wat is het doel(en) waarvoor de school de persoonsgegevens heeft verzameld?
    • Wat is het doel(en) waarvoor de ‘partners’ de persoonsgegevens hebben verzameld?
    • Wat is het gezamenlijke doel(len) voor de gegevensuitwisseling?
    • Zijn deze doelen verenigbaar met elkaar?
  • Geef alleen de documenten die nodig zijn voor het doel
    Zijn de doelen in kaart gebracht?
    Geef bij aanmelding van je kind op een school, of als de ondersteuningsbehoefte verandert, informatie waarmee de school de ondersteuningsbehoefte naar redelijkheid kan vaststellen. Het komt regelmatig voor dat ze vragen om het hele dossier, maar dat is niet nodig (en vaak veel meer dan de school denkt of bereid is door te lezen). Vraag dan wat het doel is van de informatie. En deel alleen de meest noodzakelijke documenten (of een deel daarvan) die voor dat doel nodig zijn (als jij achter dat doel staat en wilt dat ze die taak uitvoeren).
    Voorbeeldtekst die je kunt gebruiken in je communicatie met school:

     

    Om het leerniveau en de ondersteuningsbehoefte van [naam kind] in te kunnen schatten, delen wij met u de volgende documenten:
    [lijstje met documenten] 
    Overige documenten in het dossier zijn volgens onze inschatting daarvoor niet relevant. Mocht u nog belangrijke informatie missen, dan horen wij dat graag en dan zullen we kijken hoe we u die informatie kunnen geven.
    In dit verband verwijzen we ook graag naar de Autoriteit Persoonsgegevens, die op hun pagina Leerlingdossiers (
    https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/onderwijs/leerlingdossiers) aangeeft: “U mag alleen gegevens verwerken in het leerlingdossier voor zover dat noodzakelijk is voor het doel”

    Wat wel nuttig kan zijn, is om pro-actief ieder jaar opnieuw via de mentor (bijgewerkte) info te geven over wat de talenten en moeilijkheden zijn van jouw kind. Meer toelichting hierover en een uitgewerkt voorbeeld vind je bij Tips voor ouders per leerjaar van groep 7 t/m het eindexamen bij het eerste jaar van de middelbare school.

  • ‘Praten met ‘in plaats van ‘praten over’
    Als professional is het net zo belangrijk als voor de ouder: het uitgangspunt moet zijn ‘praten met’ je kind en/of school. Het is dan noodzaak dit af te stemmen op het bevattingsvermogen van het kind, en is mede afhankelijk van de leeftijd. Met name bij pubers is het van belang het ‘praten met’ te hanteren. Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat  zij aanwezig zijn bij een (telefoon)gesprek van school met de hulpverlener van je kind, of bij deelname aan een multidisciplinair zorgoverleg. Ook in het basisonderwijs mag je je kind de kans geven erbij te zijn.
  • Geef verkorte documenten specifiek voor het onderwijs
    Als je gevraagd wordt om een professioneel rapport van bijvoorbeeld een behandeling, onderzoek of therapie te delen, en er staat volgens jou meer in dan het onderwijs nodig heeft, deel dan alleen de conclusie en aanbevelingen Of vraag degene die het rapport gemaakt heeft, om een verkort verslag specifiek voor school te maken. Met daarin alleen belangrijke informatie voor het onderwijs. Een behandelaar/hulpverlener mag niet zonder toestemming van ouders (en kind bij 12+ of alleen het kind bij 16+) persoonsgegevens delen met het onderwijs.
  • Vraag vooraf details over belangrijke gesprekken
    Als je in gesprek gaat, zorg dan dat je van tevoren weet wat het doel van het gesprek is. Vraag een agenda op en als die er niet is, stel er dan zelf een op. Vraag van tevoren wie er bij het gesprek zijn en wat hun bijdrage is (zie Tips voor ouders bij het organiseren van passend onderwijs . Vraag ook welke documenten met de gesprekspartners zijn gedeeld. Als het aan externen is, hoort de school daarvoor aan de ouders toestemming te hebben gevraagd (behalve bij een wettelijke plicht). En ook moet de school aan ouders melden dat de informatie gedeeld wordt, ook als de ouders van tevoren toestemming hebben gegeven. (zie ook “Geef geen algemene toestemming voor gegevensuitwisseling” bij de Don’ts hieronder). Vraag die documenten op als je ze nog niet hebt, zodat je weet wat de gesprekspartners aan informatie hebben ontvangen.
  • Maak een eigen gespreksverslag
    Maak zelf een gespreksverslag (of laat dat doen door een buddy die je meenam naar het gesprek). Hierbij kun je ook de audio-opname gebruiken die je van het gesprek hebt gemaakt. Zie de voorgaande tip “Maak geluidsopnames van belangrijke gesprekken”. Zorg dat de voor jou belangrijke uitgangspunten en afspraken correct vermeld staan, met eventueel jouw in het gesprek genoemde bezwaren erbij. E-mail dit verslag spontaan naar de gesprekspartners en laat weten dat je ervan uitgaat dat het verslag een goede weergave is van het gesprek, als je binnen 2 weken niet iets anders hoort. Als ze dan niet reageren sta je sterker als anderen later beweren dat er iets heel anders is besproken.
  • Controleer andermans gespreksverslag
    Als je een gespreksverslag krijgt, controleer dan zorgvuldig of alle voor jou belangrijke punten erin staan. Controleer of wat er staat niet verkeerd geïnterpreteerd kan worden door iemand die er niet bij was. Stuur een antwoord waarin je aangeeft dat het verslag niet klopt of niet compleet is en stuur jouw versie van het verslag mee.
  • Vraag inzage in het leerlingdossier
    Als je twijfelt over wat voor documenten een onderwijsorganisatie over je kind heeft of gewoon nieuwsgierig bent, gebruik dan je inzagerecht en vraag een digitale of papieren kopie. Als je kind 16+ is heb je als ouder geen inzagerecht meer. Dan kan je kind zelf inzage vragen of de ouders machtigen. In sommige schoolgidsen staat dat je het dossier op school mag komen inzien, maar volgens de AVG heb je recht op een kopie.
    Helaas kennen wij voorbeelden waar bij zo’n inzageverzoek maar een deel van het leerlingdossier gedeeld werd (de documenten waarvan ze verwachten dat ouders die niet waarderen worden dan weggelaten). Zet daarom in het verzoek specifiek van welke soort documenten je een kopie wil. Voorbeelden: interne verslagen, e-mails die bewaard worden voor wie met de leerling te maken krijgt, of een digitaal logboek als dat er is (waarin zorgen over een leerling kunnen worden bijgehouden, voorvallen, huiswerk niet gemaakt, maar ook vermoedens). Vraag ook een screenshot van de bijlagenpagina uit het leerlingvolgsysteem, zodat je weet of je de complete lijst hebt. Je kunt ook vragen om alleen een overzichtslijst van alle gegevens zoals de voorbeeldlijst van de Autoriteit Persoonsgegevens waarna je alsnog een kopie vraagt van sommige documenten uit die lijst (of je vraagt dat overzicht en direct ook een kopie van alle documenten die erop genoemd staan). Voorbeeldbrief, hoe vraag ik een dossier op bij school
    en pas hem aan naar (de juiste toon voor) jouw situatie.  Wij adviseren om een kopie van je identiteitsbewijs mee te sturen, om te zorgen dat direct aan alle vereisten is voldaan om de termijn van 1 maand te laten beginnen. Binnen 1 maand moet de organisatie je per post of e-mail het dossier sturen. Of vertellen dat het een ingewikkeld verzoek is waarna ze 2 maanden extra krijgen.
    Je kunt ook vragen wie er allemaal toegang hebben tot (bepaalde documenten in) het dossier.
    Het kan zijn dat ze vlak voor jouw verzoek het dossier opschonen, maar het eindresultaat is dan in ieder geval dat het opgeschoond is, ook al weet je niet wat er verwijderd is. Als het je niet lukt om de gegevens in te zien, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
  • Doe verzoeken namens beide ouders
    Doe formele verzoeken indien mogelijk namens beide ouders (de e-mail mag verzonden worden door één van de ouders met een Cc naar de andere ouder). Dan is duidelijk dat jullie er beiden achter staan, waardoor het meer kracht heeft.

Don'ts

Toestemmingsformulieren van scholen voldoen vaak niet aan de eisen van de AVG. Wij adviseren een dergelijk formulier niet te ondertekenen (ook al is het volgens de wet ‘nietig’ en is het dus niet rechtsgeldig).

Voorbeeld van een toestemmingsformulier dat niet voldoet aan de AVG
  • Geef geen algemene toestemming voor gegevensuitwisseling
    Onderteken geen algemene toestemmingsformulieren om de school gegevens te laten delen met anderen of om de school gegevens op te laten vragen bij anderen. Zie de afbeelding voor een formulier dat anno 2020(!) nog gebruikt werd door een school maar dat veel te algemeen geformuleerd is. Dit soort formulieren, of dit soort aankruisvakjes op uitgebreidere formulieren, zijn in strijd met de AVG en dus niet geldig. Om te voorkomen dat de school denkt dat ze wel geldig zijn en toch met allerlei organisaties gegevens gaat uitwisselen, is ons advies om dit niet te ondertekenen of aan te kruisen.
    Toestemming moet aan een aantal voorwaarden voldoen om wettelijk geldig te zijn:
    • Vrij gegeven: Iemand moet daadwerkelijk de keuze hebben om te weigeren, zonder dat daar negatieve consequenties aan zijn verbonden
    • Specifiek en geïnformeerd: De jeugdige/ouder moet precies weten waarvoor toestemming wordt gegeven; het doel, de informatie die wordt uitgewisseld en met wie, waar de gegevens worden bewaard en hoe lang.
    • Ondubbelzinnig: Er mag geen twijfel bestaan of er toestemming is gegeven.

    Vraag of de school per keer dat het nodig is specifiek aangeeft om welke gegevens het precies gaat (vraag of je het mag inzien), met welke organisatie het nu gedeeld moet worden en voor welke concrete taak die organisatie op dit moment die gegevens nodig heeft.
    Download een voorbeeldbrief Geen Toestemming verklaring en pas hem aan naar (de juiste toon voor) jouw situatie en/of gebruik de onderstaande voorbeeldtekst in je communicatie met school:

    Wij willen het best mogelijk maken dat gegevens uitgewisseld worden met betrokken instanties, als wij weten welke gegevens, met welke instantie en voor welk doel die instantie op dat moment die gegevens nodig heeft (en het daarmee eens zijn).
    Een algemene toestemming voor nu nog niet voorziene situaties is niet volgens de AVG. Toestemming moet specifiek en geïnformeerd zijn, zie “Welke eisen worden er gesteld aan toestemming” van de tool Passend Onderwijs en Privacy op

    Daarom vragen we uw begrip dat we dit algemene toestemmingsformulier niet ondertekenen. Als er een concrete behoefte ontstaat voor het uitwisselen van gegevens met betrokken instanties verzoeken wij u om ons op dat moment specifiek toestemming te vragen voor die uitwisseling.

  • Laat de gegevensuitwisseling niet door school doen
    Geef geen toestemming dat de school zorgt voor het overdragen van het leerlingdossier (of documenten daaruit) aan een andere organisatie, of voor het opvragen door school van gegevens bij een andere organisatie, ook al hebben ze een specifiek verzoek. Je hebt het recht om die overdracht zelf te doen, dus vraag of ze de documenten aan jou willen geven. Bekijk de informatie voordat je beslist welk deel door mag naar de andere organisatie. Helaas kennen wij voorbeelden waar negatieve documenten over een kind doorgestuurd werden zonder dat de ouders die negatieve documenten ooit gezien hadden en dus ook niet hadden kunnen controleren of het wel klopt.

    Let daarbij op het volgende:

    – Is de wijze waarop de school toestemming heeft verkregen van leerling / ouders ook voldoende geldig voor de partners om gerechtigd te zijn informatie te mogen uitwisselen?

    – Toestemming is niet onbeperkt geldig, maar bijvoorbeeld voor de duur van een specifiek zorgtraject. Wijzigt (het doel van) het zorgtraject of komt er een samenwerkingspartner bij? Dan dient opnieuw toestemming te worden gevraagd voor het uitwisselen van gegevens.
  • Deel niet al je documenten
    Geef niet je hele dossier aan de school, dat is niet nodig (en vaak veel meer dan de school denkt of bereid is door te lezen). Zie de tip “Geef alleen de documenten die nodig zijn voor het doel” bij de Do’s.

  • Deel niet altijd de gehele documenten
    Deel geen complete onderzoeksverslagen of therapie/behandelingsverslagen als daar meer in staat dan het onderwijs nodig heeft. Zie de tip “Geef verkorte documenten specifiek voor het onderwijs” bij de Do’s.
  • Vraag geen toestemming voor gespreksopnames en kondig het niet aan
    Ook al is het beleefd om toestemming te vragen voor een opname van een gesprek of anders om aan te kondigen dat je een opname maakt, raden wij het af als het gaat om gesprekken over passend onderwijs (of jeugdhulp/-zorg). In tegenstelling tot bijvoorbeeld een arts, zal het onderwijs namelijk sneller argwaan hebben en nee zeggen, en dan kom je in een lastige positie: je hebt als gespreksdeelnemer het recht om toch een audio-opname te maken (zie de tip “Maak geluidsopnames van belangrijke gesprekken” bij de Do’s). Maar als ze ervan weten en het niet willen, heb je direct een slechtere verstandhouding met mensen waar je van afhankelijk bent (zie het het advies van “oudersteunpunt.nl” – geschreven door een samenwerkingsverband van schoolbesturen, die suggereren dat het niet goed is voor de verstandhouding met school om geen toestemming te vragen). De opnames zijn voor jezelf, als je ze niet openbaar maakt en niet deelt met je gesprekspartners is er niets aan de hand.
  • Denk niet dat wat je online ziet het volledige leerlingdossier is
    Vertrouw er niet op dat de documenten die je ziet in Magister, SOM of een ander leerlingvolgsysteem het volledige leerlingdossier is. Een school kan daar ook documenten aan toevoegen die niet zichtbaar zijn voor ouders of leerlingen. Ook op die documenten heb je recht op inzage en correctie. Zie de tips “Vraag inzage in het leerlingdossier” en “Vraag opschoning/correctie van het leerlingdossier” bij de Do’s.

Vragen?

Vragen over het organiseren van passend onderwijs? Lees ons dossier Onderwijs in onze kennisbank. Of bel met onze advieslijn. Iedere werkdag bereikbaar van 10 tot 13 uur. Buiten deze tijden kun je inspreken of ons contactformulier invullen.

Wij zijn er voor jou, steun jij ons? Word nu ook lid van Balans!

Zoek op deze website:

  • Categorie

  • Diagnose/Aanleg

  • Leeftijd

  • Regio

  • Documenttype

Deze website is gemaakt door Project Icarus!

Project Icarus is een uitdagende en leerzame plek voor jongvolwassenen met een beperking die zichzelf willen ontwikkelen op het gebied van computers en ICT.

Wilt u ook uw website laten maken door Project Icarus?